Software-Kosten und Unternehmensmarge: Wo Lizenzbudgets Spielraum lassen

Wie groß die Lücke zwischen Ausgaben und Nutzen sein kann, zeigt der State of ITAM Report 2024 von Flexera. Befragt wurden 503 Fachleute aus Unternehmen mit mindestens 1.000 Beschäftigten. Selbst Organisationen mit ausgereiften Prozessen schätzen, dass rund 30 Prozent ihrer Ausgaben für Desktop-Software keinen echten Mehrwert bringen. In Rechenzentren sind es 22 Prozent, bei IaaS und PaaS 21 Prozent, bei SaaS 20 Prozent. Das sind Selbsteinschätzungen und keine geprüften Bilanzwerte. Als Größenordnung taugen sie trotzdem.

Hinzu kommen Audits. Laut der Flexera-Studie gaben 22 Prozent der Befragten in den vergangenen drei Jahren mehr als fünf Millionen US-Dollar dafür aus, im Vorjahr waren es 15 Prozent. Der Report 2025 nennt für 45 Prozent der Unternehmen Auditkosten von über einer Million Dollar im selben Zeitraum. Der Anteil derer, die ihre IT vollständig überblicken, sank von 47 auf 43 Prozent.

Gleichzeitig verschiebt sich das Geschäft. Bitkom erwartet für 2026 in Deutschland einen Umsatz mit Cloud-Software von 38,3 Milliarden Euro, ein Plus von 16,4 Prozent. Abos ersetzen Einmalkäufe, aus Investitionen werden laufende Aufwendungen.

Zur Kostensenkung stehen mehrere Hebel bereit. Laut der Flexera-Umfrage 2025 zählt dazu, ungenutzte Software zu identifizieren und aus dem Wartungsumfang zu nehmen. Ein weiterer Weg ist der Zweitmarkt. Unternehmen, die Programme nicht neu erwerben wollen, können unter bestimmten Voraussetzungen gebrauchte Software-Lizenzen kaufen. Rechtlich ist das zulässig, aber an Bedingungen geknüpft.

Dass sich Kontrolle auszahlt, zeigt die Flexera-Umfrage 2023: 55 Prozent der Befragten sparten im Vorjahr mehr als eine Million US-Dollar im IT-Budget ein, bei 16 Prozent waren es sogar 10 Millionen. Zugleich wächst der Druck von Herstellerseite. Laut der Flexera-Auswertung 2023 waren IBM-Auditoren bei europäischen Unternehmen mit 49 Prozent deutlich häufiger zu Gast als weltweit mit 37 Prozent, und die Computerwoche meldet, dass SAP seine Audits in Europa ausweitet. Ein weiterer Kostentreiber ist künstliche Intelligenz: Bitkom rechnet für 2026 mit 16,0 Milliarden Euro Ausgaben für KI-Software, 65 Prozent mehr als im Vorjahr.

Den Rahmen setzte der EuGH am 3. Juli 2012 im Verfahren UsedSoft gegen Oracle (Rechtssache C-128/11). Der Münchner Händler hatte gebrauchte Oracle-Lizenzen vermarktet, die Kunden luden die Software anschließend von der Oracle-Website herunter. Oracle sah darin eine Verletzung seiner Urheberrechte und verwies auf Lizenzbedingungen, die eine Weitergabe der Nutzungsrechte ausdrücklich verbieten. Der Gerichtshof folgte dem nicht. Nach dem Urteil des EuGH erschöpft sich das Verbreitungsrecht an einer so lizenzierten Programmkopie mit dem Erstverkauf. Vertragliche Weiterverkaufsverbote der Hersteller sind laut einer Analyse der Computerwoche unbeachtlich.

Vorausgegangen war ein langer Weg. Der Handel mit Software auf Datenträgern gilt seit einem Grundsatzurteil des BGH aus dem Jahr 2000 als rechtmäßig, offen blieb der Download. Der Streit zwischen Oracle und UsedSoft läuft seit 2006. Der BGH legte ihn dem EuGH vor (Az. I ZR 129/08) und setzte dessen Vorgaben anschließend um. Zwei Punkte sind für die Praxis zentral.

Erstens der Nachweis. Der Vorbesitzer muss seine Kopie unbrauchbar machen, und das muss belegbar sein. Eine notarielle Bestätigung, die lediglich festhält, dass dem Notar eine Erklärung des ursprünglichen Lizenznehmers vorlag, genügt dafür nach der Linie des BGH aus UsedSoft II nicht.

Zweitens die Volumenlizenz. In UsedSoft III erklärte der BGH die Aufspaltung eines Pakets von 40 Lizenzen in Einzellizenzen für zulässig, weil die Gesamtzahl der Lizenzen nicht steigt. Eine einheitliche Seriennummer oder ein gewährter Rabatt stehen dem nach Darstellung der Computerwoche nicht entgegen. Grenzen bleiben bei serverbasierten Lizenzen, deren Aufspaltung nach Auffassung des BGH nicht möglich wäre. Die Kanzlei Heuking erläutert den Unterschied am Fall der Client-Server-Lizenz: Dort hätte die Serverkomponente mindestens zweimal installiert werden müssen, die Lizenzzahl wäre gestiegen.

Die Hersteller halten dagegen. Aus Sicht der Kritiker spricht laut einer Einordnung der Computerwoche die bei nahezu allen Anbietern übliche Staffelung der Lizenzpreise gegen eine beliebige Aufspaltung, und auch die Wartung gilt dort als ungeklärt. Der Erschöpfungsgrundsatz basiert laut Computerwoche auf dem Gedanken, dass der Rechteinhaber mit dem Kaufpreis eine Grundgebühr für die zeitlich unbefristete Nutzung erhalten hat. Die Argumentation knüpft damit an unbefristete Nutzungsrechte an.

Der Zweiterwerber gilt als rechtmäßiger Erwerber und darf die Software bestimmungsgemäß nutzen. Dieses Nutzungsrecht steht ihm laut Computerwoche per Gesetz zu, sein genauer Umfang muss aber im Einzelfall ermittelt werden. Es hängt also vom konkreten Lizenzmodell ab, was ein Käufer tatsächlich erwirbt. Eine pauschale Freigabe für den Gebrauchtmarkt gibt es nicht, und eine pauschale Absage der Hersteller ebenso wenig. Die Verantwortung für den Nachweis der legalen Nutzung liegt weiterhin allein beim Anwender, rechtlich ist das unumstritten. Daraus ergibt sich eine Prüfliste für jeden Kauf:

• Nachweiskette: Rechnungen und Lizenzverträge vom Ersterwerber bis zum aktuellen Verkäufer. Eine bloße Erklärung des Vorbesitzers genügt nach der BGH-Linie nicht.

• Löschung: Belege, dass der Vorbesitzer seine Kopie tatsächlich unbrauchbar gemacht hat.

• Lizenzmodell: Klärung, ob eine Volumenlizenz aufgespalten werden darf oder ob serverbasierte Rechte betroffen sind.

• Updates: Ob ein Anspruch auf verbesserte Programmversionen übergeht, ist nach Ansicht der IT-Recht Kanzlei an Voraussetzungen geknüpft und sollte vor dem Kauf geprüft werden.

• Dokumentation: Alle Unterlagen so ablegen, dass sie einem Hersteller-Audit standhalten. Bei den oben genannten Auditkosten ist das keine Formalie.

Organisatorisch zeigt der State of ITAM Report 2025, dass das IT-Asset-Management selten allein arbeitet. Am engsten kooperieren die Teams mit Infrastruktur und IT-Betrieb (68 Prozent), IT-Service-Management (55 Prozent) und Security (49 Prozent). Für einen Lizenzkauf heißt das, Einkauf, Recht und IT-Betrieb früh einzubinden, damit Nachweise nicht erst im Audit gesucht werden.

Sinnvoll ist die Reihenfolge Inventur, Bedarfsabgleich, rechtliche Prüfung. Zuerst wird erfasst, welche Lizenzen vorhanden sind und welche tatsächlich genutzt werden. Danach lässt sich beziffern, wo Neukauf, Vertragsverhandlung oder der Zweitmarkt in Frage kommen. Erst dann folgt die Prüfung der Nachweiskette des jeweiligen Angebots. So lassen sich die Optionen nüchtern vergleichen: Neukauf mit Wartung, Verlängerung des Bestands oder Zweitmarkt mit lückenloser Dokumentation.

Anleger können in Geschäftsberichten nachlesen, ob und wie Unternehmen ihren IT-Aufwand ausweisen und ob Effizienzprogramme genannt werden. Finanzverantwortliche finden im eigenen Lizenzbestand oft den ersten Ansatzpunkt, ohne das Geschäftsmodell anzutasten.