Betriebsprüfung vorbereiten: Welche Unterlagen Unternehmen sammeln sollten

Welche Steuerarten und Jahre auf dem Prüfstand stehen, legt die Prüfungsanordnung fest. Sie ergeht schriftlich oder elektronisch und muss erläutern, wie sich Einspruch einlegen lässt (§ 196 AO). Eine angemessene Zeit vorher erfährt das Unternehmen außerdem den voraussichtlichen Starttermin und die Namen der Prüfer (§ 197 Abs. 1 AO). Werden wichtige Gründe glaubhaft gemacht, soll der Beginn auf Antrag verlegt werden (§ 197 Abs. 2 AO).

Seit 2023 kann das Finanzamt bereits zusammen mit der Anordnung verlangen, dass Bücher und Belege innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt werden. Digital erstellte Unterlagen gehen dann als Datei an das Finanzamt, und zwar so, dass sie sich maschinell auswerten lassen (§ 197 Abs. 3 AO). Nach der Vorlage sollen die geplanten Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden (§ 197 Abs. 4 AO).

Für den Staat sind Betriebsprüfungen ein einträgliches Instrument. Laut Jahresbericht der Oberfinanzdirektion Frankfurt brachte allein die Betriebsprüfung in Hessen im Jahr 2025 ein Mehrergebnis von 1,25 Milliarden Euro.

Viele Unternehmen lassen Buchhaltung und Abschlüsse von einer Kanzlei erstellen. Liegen die Daten dort und teilt das Unternehmen das dem Finanzamt mit, muss der Prüfer sein Erscheinen bei der Kanzlei in angemessener Frist ankündigen. Die Kosten des Datenzugriffs trägt das geprüfte Unternehmen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Prüfungsanordnung gehört deshalb sofort auf den Tisch der Beratung. Gemeinsam lässt sich festlegen, wer im Betrieb als Auskunftsperson benannt wird (§ 200 Abs. 1 AO).

Betriebe ohne feste steuerliche Betreuung können über dastelefonbuch.de nach Steuerberatern in der Nähe suchen und die Treffer nach Öffnungszeiten, Bewertungen und Stadtteilen filtern. Kurze Wege helfen hier, weil die Prüfung grundsätzlich in den Geschäftsräumen stattfindet (§ 200 Abs. 2 AO) und sich Rückfragen dann schnell klären lassen. Über dastelefonbuch.de lässt sich ein erster Gesprächstermin auch online anfragen.

Die Abgabenordnung zählt die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in § 147 Abs. 1 auf. Für die Vorbereitung lassen sie sich in fünf Gruppen sortieren.

• Bücher und Aufzeichnungen samt Inventaren, dazu Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse und Lageberichte

• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die man zum Verständnis der Buchführung braucht

• eingegangene Geschäftsbriefe und Kopien der verschickten

• Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Kontoauszüge

• alle weiteren Papiere, die für die Steuer eine Rolle spielen

Zu diesen weiteren Papieren zählen je nach Betrieb etwa Verträge mit Gesellschaftern oder Angehörigen, Darlehens- und Mietverträge oder Nachweise zur privaten Nutzung von Firmenwagen.

Für Bücher, Abschlüsse, Inventare und die zugehörigen Organisationsunterlagen gelten zehn Jahre, für Buchungsbelege acht und für Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die kürzere Frist für Belege gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei zehn Jahren.

Bei acht Jahren muss es allerdings nicht bleiben. Der im Juli 2026 vorgestellte Aktionsplan gegen Steuerbetrug von Finanz- und Justizministerium sieht vor, die Frist für Buchungsbelege auf 15 Jahre zu verlängern. Bis eine solche Änderung in Kraft tritt, gilt die Achtjahresfrist.

Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Buchung erfolgt ist. Solange Unterlagen für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, endet ihre Aufbewahrungsfrist nicht. Ein Blick in den Wortlaut von § 147 der Abgabenordnung lohnt daher, bevor alte Ordner im Schredder landen.

Bücher, Belege und Briefe dürfen grundsätzlich auch digital aufbewahrt werden, sofern das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz. Die Daten müssen während der gesamten Frist verfügbar sein, empfangene Briefe und Belege bildlich mit dem Original übereinstimmen, und alles muss sich unverzüglich lesbar machen und maschinell auswerten lassen (§ 147 Abs. 2 AO).

In der Prüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, Auswertungen nach eigenen Vorgaben verlangen oder die Daten in einem auswertbaren Format anfordern (§ 147 Abs. 6 AO). Vorab sollte also klar sein, wer den Export beherrscht.

Nach § 200 AO gibt das Unternehmen Auskünfte, legt Bücher und Geschäftspapiere vor, erläutert Aufzeichnungen und unterstützt den Datenzugriff. Den Prüfern steht unentgeltlich ein geeigneter Arbeitsplatz samt der nötigen Hilfsmittel zu. Geprüft wird während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit, wobei die Prüfer Grundstücke und Betriebsräume betreten und besichtigen dürfen (§ 200 Abs. 3 AO). Beim Erscheinen müssen sie sich unverzüglich ausweisen (§ 198 AO).

Grundlage ist das qualifizierte Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO. Frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann das Finanzamt förmlich zur Mitwirkung auffordern. Das Unternehmen hat dann einen Monat Zeit. Kommt es der Aufforderung nicht oder nicht ausreichend nach und ist das Versäumnis nicht entschuldbar, setzt das Finanzamt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je vollem Kalendertag fest, höchstens für 150 Tage. Bei großen Unternehmen oder wiederholter Verzögerung kann ein Zuschlag hinzukommen. Die Regel greift für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, und für ältere Jahre, wenn die Anordnung nach diesem Datum bekanntgegeben wurde (Art. 97 § 37 EGAO).

Schon während der Prüfung ist das Unternehmen über Feststellungen und ihre möglichen Folgen zu unterrichten, soweit Zweck und Ablauf der Prüfung nicht leiden (§ 199 Abs. 2 AO). Zum Abschluss gibt es in der Regel eine Schlussbesprechung über strittige Punkte. Sie entfällt, wenn sich nichts ändert oder das Unternehmen verzichtet, und kann mit Zustimmung telefonisch oder elektronisch stattfinden (§ 201 AO). Auf Antrag kommt der Prüfungsbericht vor seiner Auswertung, verbunden mit der Gelegenheit zur Stellungnahme (§ 202 Abs. 2 AO).

Ob und wann geprüft wird, entscheidet das Finanzamt. Auf den Ablauf kann sich ein Unternehmen aber gut vorbereiten. Bücher, Belege und Verträge sollten vollständig, fristgerecht aufbewahrt und digital auswertbar vorliegen. Steht die Beratung früh fest und gibt es im Betrieb einen festen Ansprechpartner, lassen sich Anfragen der Prüfer zügig beantworten, und das Risiko eines Mitwirkungsverzögerungsgeldes sinkt.